Rafræn undirritun

Juris og Taktikal hafa unnið saman að þróun rafræns undirritunarkerfis sem er bæði öruggt og einfalt. Juris býður viðskiptavinum sínum þann kost að undirrita samninga og önnur skjöl með rafrænum hætti, og um leið spara tíma og minnka kolefnisfótspor.

Rafræn skilríki í síma eru notuð til að undirrita skjöl með fullgildri rafrænni undirskrift („qualified electronic signature“) sem er öruggasta tegund rafrænnar undirskriftar. Skjalið er einnig innsiglað með undirskrift og þannig er ekki hætta á að skjalinu sé breytt eftir undirritun. Eins og er er aðeins hægt að nota íslensk rafræn skilríki til að undirrita skjöl en kerfið er í stöðugri þróun og vonast er til þess að í framtíðinni geti Juris einnig boðið erlendum viðskiptavinum að undirrita skjöl með rafrænum hætti.

Að loknu rafrænu undirritunarferli, þegar skjal hefur verið undirritað rafrænt af öllum undirritendum, berst undirritað eintak í tölvupósti til þeirra sem undirrituðu skjalið og einnig til Juris til varðveislu.

Vernd persónuupplýsingar

Skjal og upplýsingabeiðni er varðveitt í kerfi Taktikal í 30 daga. Eftir þann tíma er skjalið og persónuupplýsingar tengdar undirritunarbeiðni eytt út úr kerfi Taktikal, en aðeins ópersónugreinanlegar tölfræðiupplýsingar eru geymdar til lengri tíma.

Rafrænt undirritunarferli

Undirritunarbeiðni er send frá Juris annaðhvort með tölvupósti eða smáskilaboðum (sms) hvað svo sem hentar viðskiptavini best. Áður en beiðni um rafræna undirritun er send mun starfsmaður Juris, með tölvupósti eða samtali, láta viðskiptavin vita að hún sé væntanleg. Þegar viðskiptavinur á von á beiðni er gott að hann gangi úr skugga um að hún hafni ekki í ruslpósti.

Skjal til rafrænnar undirritunar sent með tölvupósti

Þegar Juris sendir viðskiptavini skjal til rafrænnar undirritunar með tölvupósti berst viðskiptavini tölvupóstur með efnislínunni rafræn undirritun - Juris. Þegar tölvupósturinn er opnaður koma fram skilaboð frá þeim starfsmanni sem sendir undirritunarbeiðni auk tilvísunarnúmers. Neðst í pósti er svo hægt að velja skrifa undir rafrænt til að hefja rafrænt undirritunarferli.

• Veljið skrifa undir rafrænt

Þegar þessi möguleiki er valinn er viðskiptavinur fluttur á vefsíðu Taktikal þar sem hann er beðinn um að auðkenna sig fyrir undirritun, þetta er gert með því að stimpla inn símanúmer og velja skoða skjal.

• Veljið skoða skjal

Þegar þessi möguleiki er valinn fær viðskiptavinur beiðni í síma sinn um auðkenningu með rafrænum skilríkjum. Þegar auðkenning hefur átt sér stað fær viðskiptavinur aðgang að skjalinu sem á að undirrita og fær tækifæri til að fara yfir það áður en undirritun á sér stað. Þegar búið er að fara vel yfir skjalið má haka við ég hef lesið skjalið að ofan og samþykki neðst til vinstri á síðunni og velja undirrita.

• Veljið undirrita

Þegar þessi möguleiki er valinn berst tilkynning þú ert að fara að undirrita í síma viðskiptavinar sem er staðfest með rafrænum skilríkjum. Í því ferli birtist öryggistala sem viðskiptavinur er beðin um að staðfesta að stemmi við tölu sem birtist á vefsíðu Taktikal. Þegar rafræn skilríki hafa staðfest undirritun birtist undirritun staðfest á vefsíðu og skjalið er sent á netfang viðskiptavinar. Viðskiptavinur fær einnig smáskilaboð sem tilkynnir viðskiptavini að undirritun tókst.

Skjal til rafrænnar undirritunar sent með smáskilaboðum

Þegar Juris sendir viðskiptavini skjal til rafrænnar undirritunar með smáskilaboðum berst viðskiptavini skilaboð í síma þar sem sendandi er Juris. Í skilaboðum er vefslóð sem hægt er að velja til að hefja rafrænt undirritunarferli.

• Veljið vefslóð

Þegar vefslóð er valin er viðskiptavinur fluttur á vefsíðu Taktikal þar sem hann er beðinn um að auðkenna sig fyrir undirritun, þetta er gert með því að stimpla inn símanúmer og velja skoða skjal.

• Veljið skoða skjal

Þegar þessi möguleiki er valinn fær viðskiptavinur beiðni í síma sinn um auðkenningu með rafrænum skilríkjum. Þegar auðkenning hefur átt sér stað er viðskiptavinur beðinn um að staðfesta rétt netfang sem undirritað skjal verður sent á í lok undirritunarferlis og velja áfram. Viðskiptavinur fær þá aðgang að skjalinu sem á að undirrita og fær tækifæri til að fara yfir það áður en undirritun á sér stað. Þegar búið er að fara vel yfir skjalið má haka við ég hef lesið skjalið að ofan og samþykki neðst til vinstri á síðunni og velja undirrita.

• Veljið undirrita

Þegar þessi möguleiki er valinn berst tilkynning þú ert að fara að undirrita í síma viðskiptavinar sem er staðfest með rafrænum skilríkjum. Í því ferli birtist öryggistala sem viðskiptavinur er beðin um að staðfesta að stemmi við tölu sem birtist á vefsíðu Taktikal. Þegar rafræn skilríki hafa staðfest undirritun birtist undirritun staðfest á vefsíðu og skjalið er sent á netfang viðskiptavinar. Viðskiptavinur fær einnig smáskilaboð sem tilkynnir viðskiptavini að undirritun tókst.